パースペクティブとサイドバー

OmniFocus の ToDo 項目はすべてデータベース内に格納されており、そのデータベースのコンテンツを見たり操作したりするにはパースペクティブを使用します。OmniFocus 3 for Mac には、タスクの整理、優先度設定、スケジュール、レビューなどの作業を行いやすいように、特化された 6 種類の内蔵パースペクティブが用意されています。

サイドバーで「プロジェクト」パースペクティブタブが選択された状態

サイドバーは OmniFocus ウインドウの左側に表示され、そこでアウトラインに表示される内容を制御できます。

サイドバー

OmniFocus ウインドウの左側、つまりアウトラインの横には、サイドバーがあります。サイドバーは、パースペクティブ間をすばやく移動するためのパースペクティブタブで構成されており、パースペクティブの内容を大まかに把握できるように上位の項目が一覧されます。各内蔵パースペクティブのサイドバーの機能については、該当するパースペクティブのセクションで説明しています。

パースペクティブタブ

パースペクティブは、OmniFocus ウインドウの左側にあるタブを使用して切り替えることができます。デフォルトでは、以下の内蔵パースペクティブがあります。

「完了」と「変更」は「パースペクティブ」メニューを通じて使用できる追加のパースペクティブです。これらのパースペクティブは、置き違えた項目を回復させたり、進行状況やデータベースへの最近の変更をレビューしたりするのに便利です。これらはデータベースの一時的なビューとして設計されたものであり、別のタブに切り替えると同時にサイドバーから消えます（ただし、「パースペクティブ」メニューを使えば、いつでも開くことができます）。

この機能が OmniFocus Pro の一部であることを示すアイコン。 OmniFocus Pro の場合は、リスト内のパースペクティブを非表示にしたり、目立つ所にくるように並べ替えたりできます。また。カスタムパースペクティブを作成して、パースペクティブタブとして表示されるように設定することも可能です。

サイドバーの下部には、現在のパースペクティブやサイドバーでの選択内容に基づいて、コマンドにすばやくアクセスするためのボタンがあります。

インボックス 「インボックス」パースペクティブのサイドバーアイコン

インボックスは、やりたいことをすべて入れておくことができる包括的なパースペクティブです。インボックスに項目を追加するには、インボックスまで移動してから「ファイル」>「新規アクション」を選択します。別の方法として、クイックエントリ（「ウインドウ」>「クイックエントリ」）を使用すると、OmniFocus 内のどこからでもインボックスに項目を追加できます。

インボックスは、多くのワークフローで入口として使用されます。つまり、構想の規模にかかわらず、すべてのものを入れる一時的な入れ物として捉えることができます。いったんインボックス項目を処理（プロジェクトやタグを追加、項目をプロジェクトに変換、または項目に何らかの宿命を与える）すると、その項目はおそらく消え、新しい場所（整理環境設定で指定）に移動します。

必須というわけではありませんが、多くのワークフローでは、項目を定期的に処理してインボックスから出すことが推奨されます。この実践を「インボックスゼロ」と言います。インボックスから項目がなくなると、「インボックス」の背景グラフィックの外観がわずかに変わります。

「インボックス」のアウトライン

インボックスには個々の項目のリストが含まれており、これらの項目は階層的に整理してグループにまとめることができます。インボックスは主に新しいタスクの一時的な配置場所であるため、簡単なグループ化を除き、それより複雑な機能はサポートされていません。多くの部分からなるタスクを階層的にしたい場合は、インスペクタを使用してそのタスクを既存のプロジェクトに割り当てるか、「編集」>「プロジェクトに変換」を使ってそのタスクをプロジェクトに変換することを検討してください。.

インボックス項目をプロジェクトに変換すると、すぐにそのプロジェクトが「プロジェクト」パースペクティブ内に開きます。

「インボックス」の表示オプション

項目ステータス

ここで説明している状態は、インボックス内の項目とプロジェクト内のアクションの両方に該当します。項目には、そのステータスサークルによって表される他の状態があります。ここで説明しているのは、インスペクタに表示される、すべてに共通の状態です。

プロジェクト 「プロジェクト」パースペクティブのサイドバーアイコン

プロジェクトとは、複数の項目で構成されたタスクのことです。これらの項目を OmniFocus では「アクション」と呼びます。一般に、プロジェクトは個々のアクション項目より複雑であり、関連する複数のアクションを含めることができます。「プロジェクト」パースペクティブには、すべてのプロジェクトがリスト形式で表示され、それらのプロジェクトをフォルダにまとめて階層構造を作成することも可能です。

「プロジェクト」のアウトライン

「プロジェクト」のアウトラインには、表示オプションの設定に従って、プロジェクトのリストと、それらのプロジェクトに含まれるアクションが表示されます。

「プロジェクト」のサイドバー

「プロジェクト」のサイドバーには、フォルダを使って階層的にまとめられたプロジェクトのリストが表示されます。サイドバーで 1 つのプロジェクトをクリックすると、そのプロジェクトだけが表示されます。「プロジェクト」タブまたはサイドバー内の空白スペースをクリックすると、アウトラインにリスト全体が表示されます。

サイドバーでは、プロジェクトをドラッグ＆ドロップして並べ替えることができます。あるプロジェクトを別のプロジェクトの上にドロップすると、そのプロジェクトはドロップ先のプロジェクト内のアクショングループに変換されます。

「プロジェクト」の表示オプション

プロジェクトのタイプ

プロジェクトはそのタイプで区別できます。プロジェクトのタイプは、プロジェクト内のアクションがどのようにして遂行されなければならないかによって決まります。また、プロジェクトのタイプは、パースペクティブの表示オプションを使ったときのプロジェクト内のアクションの表示方法にも影響します。

並列進行プロジェクトと順次進行プロジェクトとの違いは、処理可能なアクションだけが表示されるように「プロジェクト」の表示オプションを設定したとき、最も顕著に現れます（順次進行プロジェクトの場合、最初の処理可能なアクションの後にあるアクションはブロックされ、非表示になります）。

プロジェクトのステータス

プロジェクトの計画時や、その後のレビュー時には、作業が現在進行中なのか、また計画に変更があったのかどうかを示すステータスを割り当てておくと便利です。

取り止めた項目や完了した項目は、時間が経つにつれデータベース内に溜まります。データベースが重たくなってきたと感じた場合は、それらの項目をアーカイブすることで軽くすることができます。

タグ 「タグ」パースペクティブのサイドバーアイコン

OmniFocus のタグは、各タスクと実世界に存在するさまざまなものとの関連性を示します。タグは、プロジェクトの遂行に関係する人、場所、物事であったり、アクション項目の実行に深く関連した思考だったりします。

項目にはタグを好きなだけ付けることができ、タグ自体に特定の目的はありません。タグを使って優先度を割り当てたり、項目をエネルギーレベルや必要な装置ごとにまとめたりできます。また、まったく使わなくてもかまいません。

「タグ」パースペクティブでは、サイドバーにタグのリストが表示され、アウトラインにタグごとにグループ化されたすべてのアクションのリストが一覧されます。

「タグ」のアウトライン

「タグ」のアウトラインには、すべてのインボックス項目とアクションが表示され、それらは割り当てられたタグごとにグループ化されています。

タグはプロジェクトに割り当てることができますが、プロジェクト自体は「タグ」パースペクティブに表示されません。タグが割り当てられているプロジェクトに追加されたアクションは、そのタグを継承します。これらのアクションは「タグ」のアウトラインの該当する場所に表示されます。

1 つの項目に複数のタグが付いている場合は、リスト内のそれらの各タグの下に、その項目が表示されます。

「タグ」のサイドバー

「タグ」のサイドバーには、作成したタグが一覧されます。これらのタグは、作成された順に並んでいます（デフォルト）。リスト内のタグをドラッグして並べ替えたり、タグを階層的に配置したりできます。たとえば、自宅：庭や、用事：ハードウェアストアなどです。

サイドバーで 1 つのタグをクリックすると、そのタグだけが表示されます。「タグ」タブをクリックすると、アウトラインにリスト全体が表示されます。

「タグ」の表示オプション

タグのステータス

プロジェクトと同様に、タグにも作業に対する現在の関連性を示すステータスがあります。プロジェクトとタグでは、ステータスに基づく表示オプションが適用されるという点では同じですが、ステータスの意味は異なります。

タグには完了ステータスがありません。なぜなら、タグはそれ自体実施して完了できるものではないからです。タグは、実世界に存在するさまざまな物事や状態です。

タグのソート

特に設定を変更しない限り、タグ内の項目はそれぞれのプロジェクトで表示される順（プロジェクトでの順序）か、またはプロジェクトが割り当てられていない場合はインボックス内に表示される順（インボックスでの順序）にソートされます。

タグ内の項目はドラッグして並べ替えることができます。タグの並び順に変更を加えると、その新しいカスタム順序が保存され、元のデフォルトの規則は適用されなくなります。それ以降、そのタグに追加した項目はリストの末尾に表示され、そこから手動で順序を変えることができます。

予測 「予測」パースペクティブのサイドバーアイコン

「予測」では、プロジェクトの進行状況を監視したり、近日中の期日を確認したり、カレンダーの重要なイベントと一緒に OmniFocus の ToDo 項目をスケジュールしたりできます。

閲覧している日に期限を迎えるアクションを新規に作成するには、サイドバーでその日付をクリックし、「ファイル」>「新規アクション」（新規アクション）を選択します。

「予測」のアウトライン

「予測」のアウトラインには、各日（サイドバーで複数の日が選択されている場合は、それらの日）に期限が来る項目の時系列リストと、OmniFocus に表示されるように指定した任意のカレンダーからのイベントが表示されます。

アウトラインのカレンダーイベントは表示されるだけで、OmniFocus の中からそれらのイベントにアクセスすることはできません。イベントの横にあるカレンダーアイコン 「予測」パースペクティブのアウトラインでカレンダーイベントの横に表示されるカレンダーアイコン をクリックすると、そのイベントが macOS カレンダーを使って開きます。

表示オプションで予測タグ この機能が OmniFocus Pro の一部であることを示すアイコン。 を指定した場合は、今日が期限となっている項目をブラウズするときに、そのタグの付いた項目がアウトラインの別のセクションに表示されます。

「予測」のサイドバー

「予測」のサイドバーのグリッドには、翌月にまたがる日付の範囲が表示され、今後数週間内にやらなければならない事柄を一目で確認できます。

各日付ボタンには、その日付に関連付けられたアクションの数が表示されます。期限の項目については、その緊急度に応じて数値が色分けされて表示されます。黄褐色は期限間近の項目を意味し、赤は期限がきた項目または期限が超過した項目を意味します。特定の日に期限が来る新規のアクションを作成するには、該当する日付ボタンをクリックしてから、「ファイル」>「新規アクション」を選択します。

「予測」のサイドバーには、その他にも便利な機能がいくつかあります。

「予測」の表示オプション

OmniFocus にカレンダーを追加する

OmniFocus は、macOS または iOS 上のカレンダーから Apple の iCloud を通じて同期する各種カレンダー、Google カレンダー、または照会先に設定されている任意の CalDAV サーバなど、他のカレンダーとうまく連動します。OmniFocus に表示できるカレンダーは、お使いの Mac のカレンダーアプリによって認識されるカレンダーです。お使いの Mac で使用可能なカレンダーを追加、削除、変更するには、カレンダーアプリの「アカウント」環境設定または「ファイル」メニューのコマンドを使用してください。

OmniFocus を初めて起動したとき、お持ちのカレンダーにアクセスしてもよいかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。アプリとカレンダーをリンクするには、「OK」を選択します。それ以前に「許可しない」を選択してあった場合、「予測」のカレンダーは空白で表示されます。ただし、この設定はいつでも変更できます。

「システム環境設定」>「セキュリティとプライバシー」>「プライバシー」>「カレンダー」の順に移動し、OmniFocus のカレンダーへのアクセスを許可します。

カレンダーのイベントは、OmniFocus でスケジュールした毎日のイベントの中に散らばって表示されます。イベントの詳細をさらにカレンダーアプリで確認するには、イベントの横にあるカレンダーアイコン 「予測」パースペクティブのアウトラインでカレンダーイベントの横に表示されるカレンダーアイコン をクリックします。

OmniFocus と Apple のカレンダーとの間には優れた互換性がありますが、弊社ではユーザの Mac にある他のカレンダーと OmniFocus との互換性は保証しておりません。OmniFocus が「予測」ビューの OmniFocus 項目と共に表示するカレンダー情報を検索する際には、Apple のカレンダーアプリがデフォルトのリソースとして考慮されます。

リストの表示内容を変更したり、カレンダーイベントに対して表示される時間を調整したりするには、「表示」>「表示オプションを表示」を選択するか、ツールバーの「表示」をクリックします。「予測」の表示オプションには、iCloud に保存されているカレンダーなど、表示する外部カレンダーをカスタマイズできるカレンダーセクションがあります。

フラグ付き 「フラグ付き」パースペクティブのサイドバーアイコン

「フラグ付き」パースペクティブには、フラグ付きステータスを割り当てたすべての項目のコレクションがあります。

項目にフラグを付けるには、アウトラインでその項目の行にあるフラグアイコン フラグが直接付けられた場合のフラグ付きアイコン をクリック（フルードレイアウトの場合は、ステータスサークルの右上隅をクリック）するか、インスペクタでフラグをクリックするか、「編集」>「フラグを付ける」（Shift-Command-L）を選択します。同じ方法で、項目からフラグを外すこともできます。

項目にフラグを付けると、そのステータスサークルは目立つようにオレンジ色 オレンジ色のフラグ付きステータスサークル に変わり、何らかの重要な意味があることを示します。

プロジェクトやアクショングループにフラグを付けると、そのフラグとその緊急度がその中のすべてのアクションに継承されます。直接適用されたフラグではなく、継承された項目のフラグは、行やインスペクタで中抜きのフラグアイコン フラグが継承された場合のフラグ付きアイコン として示され、そのアイコンはステータスサークルにも表示されます。

継承されたフラグを直接削除することはできません。継承されたプロパティを排除するには、親項目のフラグを外すか、そのアクションをどこか別の場所に移動する必要があります。

「フラグ付き」のアウトライン

「フラグ付き」のアウトラインの項目は、まず期日順（早いものから順）にソートされ、期日が同じ項目についてはプロジェクト別にソートされます。フラグが継承されたものであるか直接適用されたものであるかは、ソートに影響しません。また、「フラグ付き」に表示されるのは直接実施可能な項目だけです（フラグが付いたプロジェクトは表示されません）。

「フラグ付き」のサイドバー

「フラグ付き」のサイドバーには、タグのリストが「タグ」パースペクティブの場合と同じように表示されます。これらのタグは作成順に表示され、（「タグ」の場合と同様に）ドラッグしてリスト内の順序を変えたり、タグを階層的に配置したりできます。

「フラグ付き」の表示オプション

レビュー 「レビュー」パースペクティブのサイドバーアイコン

「レビュー」パースペクティブには、レビューの期限が来るプロジェクトのフラットリストがあります。

レビューは、プロジェクトが OmniFocus 内で正確に追跡および管理されており、次のアクションに備えて準備ができていることを確かめる上でとても便利です。さらにアクションを追加しなければならないプロジェクト、もはや意味のなくなったプロジェクト、当面の間は実行予定のないプロジェクトなどがある場合は、定期的なレビュープロセスを通じて各プロジェクトに適切な処置を施すことができます。

各プロジェクトにはそれぞれレビュー間隔と次回のレビュー予定日があります。デフォルトのレビュー間隔は、日付と時刻の環境設定で変更できます。また、インスペクタでは個々のプロジェクトのレビュー間隔と次回のレビュー日を変更できます。

残りのプロジェクトをレビューするには：

  1. サイドバーで「レビュー」パースペクティブを選択します（対応するボタンをツールバーに追加することも可能です）。このビューでは、残りのプロジェクトだけが次回のレビュー日の順に表示されます。

  2. 各プロジェクトについて、そのステータスが適切であるかどうかを確かめます。また、アクションを修正する必要があるか、新しいアクションを追加する必要があるか、プロジェクトのステータスを保留中、取り止め、または完了に変更する必要があるかどうかなどに注目し、すべての項目が順調に進んでいるかどうかを判断します。

  3. プロジェクトの状態に満足したら、そのプロジェクトを選択します。アウトラインの上部にレビュー特有の便利なコントロールがいくつか表示されます。「レビュー済みにする」をクリックするか、「編集」>「レビュー済みにする」を選択するか、または Control キーを押したままショートカットメニューから「レビュー済みにする」を選択します。そうすれば、プロジェクトの次回のレビュー日が更新されるので、別のプロジェクトのレビューへ進むことができます。

次にスケジュールされたレビュー日より前にプロジェクトに目を通したい場合は、そのプロジェクトを選択し、インスペクタの「レビュー」セクションを使用して次回のレビュー日を今日に変更します。すると、そのプロジェクトが「レビュー」パースペクティブに現れ、レビューできるようになります。

別の方法として、プロジェクトをドラッグして、サイドバーの「レビュー」パースペクティブアイコンの上にドロップすることもできます。これにより、そのプロジェクトの次回のレビュー日が今日に設定され、プロジェクトがレビュー待ちの状態になります。

ドラッグ＆ドロップ操作は、他の項目に対しても同様に機能し、使い方によってはとても便利です。たとえば、項目をパースペクティブ間で移動したり、サイドバーからアウトラインに移動したりする操作は、より柔軟な編集用ショートカットとして利用できます。

「レビュー」のアウトライン

「レビュー」パースペクティブを開くと、レビュー可能なプロジェクトのフラットリストがサイドバーに表示されます（フォルダは含まれません）。アウトラインには、一番先にレビュー日が来るプロジェクトが開きます。

「レビュー」のアウトラインには、プロジェクトの内容を吟味しやすいように、一度に 1 つのプロジェクトしか開きません。プロジェクト間を移動するには、アウトラインのヘッダにある矢印ボタンを使用します。また、レビューが終わり、次のプロジェクトへ進む準備ができたら、「レビュー済みにする」をクリックします。

「レビュー」の表示オプション

「完了」と「変更」

これらの 2 つの内蔵パースペクティブ—「完了」「完了」パースペクティブのサイドバーアイコン と「変更」「変更」パースペクティブのサイドバーアイコン—は、「パースペクティブ」メニューからアクセスできます。データベース内の項目が間違って整理されたときや、訳の分からない理由で消えてしまったときには、これらのパースペクティブを使ってそれらの項目を見つけられる場合があります。

「完了」と「変更」は、データベース内の項目の動きを追跡するようにデザインされていますが、物事をやり遂げる上でそれ以外の特定の目的はありません。